内定をもらったけど辞退したい…上手な断り方とマナーを徹底解説
他社で内定が出たり、希望する条件と合わなかったりして「内定をもらったけれど辞退したい」と悩む求職者は少なくありません。「怒られるのでは？」「失礼にあたらないか？」と不安になり、連絡を躊躇してしまう方も多いのではないでしょうか。
結論から言うと、内定辞退は法律的にも認められた権利であり、誠意を持ってしかるべき手順で伝えれば全く問題ありません。ただし、企業側はあなたを迎える準備を進めているため、マナーを守った迅速かつ丁寧な対応が求められます。
この記事では、企業に失礼を与えずに円満に内定を辞退するための連絡方法、伝えるタイミング、具体的な例文について分かりやすく解説します。
内定辞退で絶対に守るべき3つの基本マナー
角を立てずにスムーズに内定を断るためには、以下の3つのマナーを徹底することが大切です。
1. 決まったら「できるだけ早く」連絡する
内定辞退を決意したら、1日でも早く企業へ連絡しましょう。企業は入社手続きや備品の手配、あるいは不採用にした他候補者の繰り上げ合格などの検討を行っています。連絡が遅れるほど企業に迷惑がかかるため、「即日～翌営業日」を目安に連絡するのが鉄則です。
2. 基本は「電話」＋「メール」で確実に伝える
連絡手段は「まずは電話で直接お詫びを伝え、その後にメールを送る」のが最も丁寧で確実な方法です。
どうしても電話をするのが難しい場合や、営業時間外に連絡する場合はメールだけでも構いませんが、感謝とお詫びの気持ちをしっかり文章に込める必要があります。なお、転職エージェントを経由して内定をもらった場合は、企業ではなくエージェントの担当者へ辞退の連絡を行います。
3. 誠意ある感謝とお詫びの気持ちを述べる
選考に時間を割いてくれたことへの「感謝」と、期待に応えられなかったことへの「申し訳なさ」を誠実に伝えましょう。社会人としてのマナーを守ることで、将来的にその企業や担当者と別の形で関わることになった際にも悪印象を残さずに済みます。
【そのまま使える】内定辞退の連絡方法と例文
実際に連絡する際の電話の話し方と、メールの文面例を紹介します。
電話で伝える場合のトーク例
電話では、結論から分かりやすく伝えることがポイントです。
電話での会話例
「お世話になっております。内定のお通知をいただきました〇〇（氏名）です。採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮なのですが、検討を重ねました結果、誠に勝手ながら今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴社には大変親身にご対応いただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず誠に申し訳ございません。」
メールで伝える場合の文面例
件名で「内定辞退の連絡」であることがひと目でわかるように記載しましょう。
メールの例文
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
本文：
〇〇株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇（氏名）と申します。
この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
大変身に余る光栄と、心より感謝申し上げます。
内定のお通知をいただいた後、熟考を重ねてまいりましたが、検討の結果、誠に勝手ながら今回の内定を辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間を割いて選考を行っていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。
本来であれば貴社へ伺い、直接お詫び申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ではございますが、貴社の今後の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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氏名：〇〇 幸子
電話番号：080-XXXX-XXXX
メールアドレス：xxxx@example.com
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辞退理由を聞かれた場合の対処法
辞退を伝えた際、企業から「差し支えなければ理由を教えてほしい」と聞かれることがあります。嘘をつく必要はありませんが、角が立たないように回答しましょう。
理由の答え方のポイント
- 他社に入社する場合：「自身の適性やキャリアプランを総合的に検討した結果、別の企業との縁を感じ、そちらに入社を決意いたしました」
- 詳細を言いたくない場合：「大変恐縮ですが、検討を重ねた末の個人的な判断でございます」と深追いを避ける表現を使う
前職や応募先企業の批判・不満を辞退理由として伝えるのはマナー違反ですので避けましょう。
まとめ：誠意を持った迅速な対応で気持ちよく次のステップへ
内定辞退は気まずい作業ですが、放置したりサイレント（無断）で辞退したりするのが最も大きなトラブルの原因となります。
「早めの連絡」と「誠実な感謝・お詫び」を意識すれば、企業側も理解を示してくれます。しっかりマナーを守って連絡を済ませ、自信を持って次のキャリアへ進みましょう。
